E-Mails können unterschiedlichste Dateien als Anlagen enthalten. Von der Rechnung über Beispieldatenbanken, Word-Dokumente, PDFs oder Excel-Datenbanken. In manchen Fällen möchte man diese automatisiert weiterverarbeiten – beispielsweise, um Rechnungsdokumente einzulesen oder auch um die Dateien einfach nur an einer Stelle im Dateisystem zu speichern, die gesichert wird. In diesem Artikel zeigen wir, wie wir auf die Anlagen von Outlook-E-Mails zugreifen können. Dazu nutzen wir die Outlook-Bibliothek und greifen per VBA auf die Attachments-Auflistung des MailItem<\/b>-Objekts zu.<\/b><\/p>\nE-Mails und Anlagen<\/h2>\n
Wie wir E-Mails erstellen und ihnen Anlagen hinzufügen, haben wir bereits in einem früheren Artikel beschrieben. Dieser heißt E-Mails per VBA erstellen mit CreateItem <\/b>(www.vbentwickler.de\/309<\/b>). Im vorliegenden Artikel schauen wir uns nun an, wie wir den umgekehrten Weg gehen – also Anlagen aus E-Mails auslesen und weiterverarbeiten.<\/p>\nUm welche E-Mails geht es?<\/h2>\n
Die erste Frage, die man sich stellen muss, ist die der betroffenen E-Mails. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, zum Beispiel:<\/p>\n
Wenn wir Anlagen von E-Mails weiterverarbeiten wollen, geschieht das meist im Kontext einer bestimmten Anwendung. Also beispielsweise in einer Access-Anwendung wie etwa einer Kundenverwaltung.<\/p>\n
In dieser will man vielleicht alle E-Mails, die in Zusammenhang mit der E-Mail-Adresse des Kunden stehen, in einer Tabelle der Datenbank speichern und im Detailformular zur Ansicht des Kunden anzeigen. Ein schönes Feature wäre, wenn man per Doppelklick auf eine solche E-Mail direkt die entsprechende E-Mail im Mailfenster öffnen könnte.<\/p>\n
Vielleicht hat man auch einen Ordner, in den man alle E-Mails verschiebt, die eine Rechnung enthalten, die man für die Buchhaltung benötigt. Man könnte dann alle E-Mails dieses Ordners durchlaufen und die Rechnungen in Ordner verschieben, die nach dem Empfangsdatum der E-Mail benannt sind – zum Beispiel 2022\/12 <\/b>oder 2023\/01<\/b>.<\/p>\n
Man könnte die Anlagen auch in Ordnern speichern, die als Name die E-Mail-Adresse des Absenders enthalten. So kann man schnell die Anlagen durchsuchen, die von einem bestimmten Absender geschickt wurden.<\/p>\n
Auch hier gibt es verschiedene Möglichkeiten:<\/p>\n
In diesem Artikel wollen wir jedoch erst einmal die grundlegenden Techniken für das Speichern von Anlagen betrachten. Dazu müssen wir wissen, wie wir die entsprechenden E-Mails referenzieren und dann die passenden Methoden der Attachments<\/b>-Auflistung nutzen.<\/p>\nAlle Anlagen aus dem Posteingang speichern<\/h2>\n
Der Einfachheit halber beginnen wir mit den E-Mails, die sich aktuell im Posteingang befinden. Den Ordner für den Posteingang können wir, wie wir auch im Artikel Outlook: Ordner per VBA im Griff <\/b>(www.vbentwickler.de\/340<\/b>) beschrieben haben, relativ einfach referenzieren. Wir verwenden nachfolgend die folgende Funktion, um den Ordner Posteingang <\/b>zu referenzieren. Da diese das Application<\/b>-Objekt von Outlook explizit deklariert und referenziert, können wir diesen Code auch außerhalb von Outlook nutzen – also beispielsweise in Access, Excel oder Word:<\/p>\n Damit können wir leicht auf den Posteingangsordner zugreifen und beispielsweise seinen Namen ausgeben:<\/p>\n Die nächste Prozedur erlaubt uns, alle E-Mails im Posteingang zu durchlaufen und nur die Betreffzeile derjenigen E-Mails auszugeben, die mindestens eine Anlage enthalten. Dazu durchlaufen wir erst einmal alle Elemente der Items<\/b>-Auflistung in einer For Each<\/b>-Schleife und weisen das aktuelle Objekt der Variablen objItem <\/b>zu. Diese hat den Datentyp Object<\/b>. Warum das und nicht direkt MailItem? Wir wollen doch E-Mails untersuchen? Der Grund ist, dass der Posteingang durchaus auch einmal Termine oder andere Objekte enthalten kann. Wenn wir diese dann mit einer MailItem<\/b>-Objektvariablen referenzieren, lösen wir einen Fehler aus. Also prüfen wir erst einmal anhand der Class<\/b>-Eigenschaft von objItem<\/b>, ob es sich um ein MailItem<\/b>-Objekt handelt. Diese Eigenschaft liefert dann den Wert olMail<\/b>. Ist das der Fall, weisen wir das Objekt aus objItem <\/b>der Objektvariablen objMailItem <\/b>zu. Warum überhaupt wechseln? Weil wir mit einem MailItem<\/b>-Objekt besser IntelliSense nutzen können.<\/p>\n Schließlich prüft die Prozedur mit der Count<\/b>-Eigenschaft der Attachments<\/b>-Auflistung, ob die E-Mail mindestens eine Anlage enthält und gibt für diese E-Mails den Betreff im Direktbereich des VBA-Editors aus:<\/p>\n Bevor wir uns an die Verarbeitung der Anlagen begeben, schauen wir uns noch eine weitere Möglichkeit an, die E-Mails mit Anlagen aus einem Ordner zu ermitteln.<\/p>\n Im folgenden Beispiel nutzen wir dazu die Restrict<\/b>-Methode der Items<\/b>-Auflistung.<\/p>\n Als Erstes referenzieren wir mit der Variablen objItems <\/b>mit dem Typ Items <\/b>alle Elemente des Posteingangs und geben ihre Anzahl aus:<\/p>\n Dann stellen wir in strSQL <\/b>einen Abfrageausdruck zusammen, er alle E-Mails mit Anlage ermittelt:<\/p>\n Diesen wenden wir mit der Restrict<\/b>-Methode auf die Liste objItems <\/b>an, weisen das Ergebnis der Variablen objItemsWithAttachments <\/b>zu und geben die mit Count ermittelte Anzahl der Elemente im Direktbereich des VBA-Editors aus:<\/p>\n An dieser Stelle reicht die Information, wie der Restrict<\/b>-Ausdruck aussieht:<\/p>\n Diesen Ausdrücken werden wir einen eigenen Artikel in einer späteren Ausgabe widmen.<\/p>\n Aus diesen Anweisungen bauen wir uns eine Funktion, der wir als Parameter einen Ordner übergeben und die als Ergebnis eine Liste der Elemente mit Anlagen liefert:<\/p>\n Möchten Sie weiterlesen? Dann lösen Sie Ihr Ticket!<\/span>Public Function <\/span>GetInbox() As <\/span>Outlook.Folder\r\n Dim <\/span>objOutlook As <\/span>Outlook.Application\r\n Dim <\/span>objMAPI As <\/span>Outlook.NameSpace\r\n Set<\/span> objOutlook = New<\/span> Outlook.Application\r\n Set<\/span> objMAPI = objOutlook.GetNamespace(\"MAPI\")\r\n Set<\/span> GetInbox = objMAPI.GetDefaultFolder(olFolderInbox)\r\nEnd Function<\/span><\/pre>\nDebug.Print<\/span> GetInbox.Name\r\nPosteingang<\/pre>\nE-Mails mit Anlagen im Posteingang durchlaufen<\/h2>\n
Public Sub <\/span>AlleMailsImPosteingang()\r\n Dim <\/span>objItem As Object<\/span>\r\n Dim <\/span>objMailItem As <\/span>MailItem\r\n For Each objItem In GetInbox.Items\r\n Select Case objItem.Class\r\n Case <\/span>olMail\r\n Set<\/span> objMailItem = objItem\r\n If <\/span>Not<\/span> objMailItem.Attachments.Count = 0 Then<\/span>\r\n Debug.Print<\/span> objMailItem.Subject\r\n End If<\/span>\r\n End Select<\/span>\r\n Next<\/span> objItem\r\nEnd Sub<\/span><\/pre>\nE-Mails mit Anlagen per Restrict ermitteln<\/h2>\n
Public Sub <\/span>MailsMitAttachmentFiltern()\r\n Dim <\/span>objItems As <\/span>Items\r\n Dim <\/span>objItemsWithAttachment As <\/span>Items\r\n Dim <\/span>strSQL As String<\/span>\r\n Set<\/span> objItems = GetInbox.Items\r\n Debug.Print<\/span> \"Alle Mails: \" & objItems.count<\/pre>\n strSQL = \"@SQL=\"\"urn:schemas:httpmail:hasattachment\"\"=1\"<\/pre>\n
Set<\/span> objItemsWithAttachment = _\r\n objItems.Restrict(strSQL)\r\n Debug.Print<\/span> \"Alle Mails mit Anlage: \" _\r\n & objItemsWithAttachment.count\r\nEnd Sub<\/span><\/pre>\n@SQL=\"urn:schemas:httpmail:hasattachment\"=1<\/pre>\n
Funktion zum Lesen der E-Mails mit Anlage aus einem Ordner<\/h2>\n
Public Function <\/span>GetMailsWithAttachment( _\r\n objFolder As <\/span>Outlook.Folder) As <\/span>Items\r\n Dim <\/span>objItems As <\/span>Items\r\n Dim <\/span>objItemsWithAttachment As <\/span>Items\r\n Dim <\/span>strSQL As String<\/span>\r\n Set<\/span> objItems = objFolder.Items\r\n strSQL = \"@SQL=\"\"urn:schemas:httpmail:hasattachment\"\"=1\"\r\n Set<\/span> objItemsWithAttachment = objItems.Restrict(strSQL)\r\n Set<\/span> GetMailsWithAttachment = objItemsWithAttachment\r\nEnd Function<\/span><\/pre>\n
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