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Outlook-Kalender und -Termine sind neben den E-Mails und Kontakten weitere wichtige Elemente. In diesem Artikel schauen wir uns an, wie wir per VBA auf die einzelnen Kalender und die darin enthaltenen Termine zugreifen können. Dabei durchlaufen wir Kalender und Termine, um diese auszulesen, legen neue Termine an, löschen Termine und bearbeiten vorhandene Termine. Wozu das alles? Damit wir wissen, welche Elemente und welche Eigenschaften wir per VBA referenzieren müssen, um verschiedene Aufgaben erfüllen zu können: Zugriff von anderen Anwendungen, um Termine anzulegen, Termine zu lesen oder auch um Termine aus Outlook heraus in andere Kalenderanwendungen wie beispielsweise Google Calendar zu exportieren.<\/b><\/p>\n
Den Outlook-Kalender dürfte mittlerweile jeder kennen: Er bietet auf der linken Seite die Monatsübersicht, auf der rechten Seite sehen wir die jeweils aktive Ansicht der Termine. In Bild 1 wird beispielsweise die Monatsübersicht dargestellt. Daneben gibt es auch noch Tages- und verschiedene Wochenansichten. Die Ansichten interessieren uns in diesem Artikel jedoch nicht, denn wir wollen ausschließlich per VBA auf die enthaltenen Termine zugreifen. Dabei haben wir folgende Aktionen im Blick:<\/p>\n
![\"Der](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2024_01\/pic_415_001.png\")
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Bild 1: Der Outlook-Kalender in der Monatsansicht<\/span><\/b><\/p>\n Wir führen die nachfolgend vorgestellten Beispiele im VBA-Projekt von Outlook aus. Das heißt, dass wir Outlook öffnen und mit der Tastenkombination Alt + F11 <\/b>zum VBA-Editor wechseln. Hier legen wir für unsere Beispiele ein neues Modul an, beispielsweise namens mdlKalenderUndTermine<\/b>. Mehr zum Ausführen von VBA-Prozeduren in Outlook haben wir im Artikel Outlook: Codebeispiele ausprobieren <\/b>(www.vbentwickler.de\/313<\/b>) beschrieben.<\/p>\n Unter Outlook finden wir den Standardkalender und gegebenenfalls noch weitere, freigegebene Kalender. Wir wollen uns in diesem Artikel auf den Standardkalender beziehen.<\/p>\n Dazu nutzen wir die Prozedur aus Listing 1. Hier deklarieren wir zunächst Objektvariablen für die Outlook-Anwendung selbst, für den MAPI-Namespace, der alle Informationen wie E-Mails, Kontakte, Termine et cetera enthält und eine Folder<\/b>-Variable namens objCalendar<\/b>. Warum der Datentyp Folder<\/b>? Weil alle Elemente von Outlook in Foldern gespeichert sind. Es gibt kein spezielles Objekt etwa mit dem Typ Calendar<\/b>.<\/p>\n Listing 1: Referenzieren des Standardkalenders<\/span><\/b><\/p>\n Danach referenzieren wir zuerst die Outlook-Anwendung. Mit New Outlook.Application <\/b>greifen wir entweder auf die laufende Outlook-Anwendung zu oder erzeugen eine neue Instanz.<\/p>\n In der aktuellen Umgebung, also im VBA-Editor mit dem VBA-Projekt von Outlook, sollten wir allerdings mit Application <\/b>auf die aktuelle Outlook-Instanz zugreifen – hier könnte die Verwendung von New Outlook.Application <\/b>zu Problemen führen. Aber damit wir den Code ohne Umschweife in andere VBA-Projekte beispielsweise von Excel oder Access übertragen oder diesen in twinBASIC oder ähnlichen Entwicklungsumgebungen nutzen können, greifen wir hier im Text explizit auf die jeweiligen Objekte zu.<\/p>\n Die nächste Anweisung referenziert den MAPI-Namespace mit der Variablen objMAPI<\/b>. Dann greifen wir mit der GetDefaultFolder <\/b>und dem Parameter olFolderCalendar <\/b>auf den Kalender<\/b>-Ordner von Outlook zu und speichern den Verweis in objCalendar<\/b>. Dann geben wir den Namen des Folders aus, der in der deutschen Version Kalender heißt, und ermitteln noch die Anzahl der im Kalenderordner enthaltenen Elemente.<\/p>\n Diese Schritte sind immer nötig, wenn wir auf Elemente des Kalender-Ordners zugreifen wollen. Damit wir nicht immer die gleichen Anweisungen in die folgenden Beispielprozeduren und -funktionen schreiben müssen, programmieren wir die Prozedur ReferenceCalendar <\/b>in eine Funktion um, die wir GetDefaultCalendar <\/b>nennen. Diese Funktion soll einen Rückgabewert des Datentyps Folder<\/b> liefern. Sie enthält weitestgehend die gleichen Anweisungen wie die Prozedur, von der sie abgeleitet wurde – am Ende gibt sie jedoch noch den Verweis auf den Kalender als Funktionswert zurück:<\/p>\n In der folgenden Prozedur durchlaufen wir alle Termine des aktuellen Kalenders. Das können, wenn Du den Kalender intensiv nutzt, viele Einträge sein. Du kannst vorsichtshalber innerhalb der Schleife die Anweisung DoEvents <\/b>einbauen, damit Du zwischenzeitlich abbrechen kannst, wenn es zu lange dauert.<\/p>\n Die Prozedur ListAppointments <\/b>deklariert zwei Objekte zum Referenzieren der Kalender-Einträge. Eigentlich wollen wir auf die AppointmentItem<\/b>-Elemente zugreifen, aber der Kalender-Ordner kann auch Elemente anderer Typen enthalten. Deshalb referenzieren wir jedes Element erst einmal mit der Variablen objItem <\/b>mit dem allgemeinen Datentyp Object<\/b>.<\/p>\n Zuvor lesen wir allerdings den Kalender-Ordner mit der zuvor beschriebenen Funktion GetDefaultCalendar <\/b>ein. Danach durchlaufen wir in einer For…Each<\/b>-Schleife alle Elemente der Auflistung objCalendar.Items<\/b>. In der Schleife untersuchen wir in einer Select Case<\/b>-Bedingung den Wert von TypeName(objItem)<\/b>, was beispielsweise die Zeichenkette AppointmentItem <\/b>liefert. Genau diesen Fall wollen wir untersuchen und weisen den Inhalt von objItem <\/b>der Variablen objAppointmentItem <\/b>zu. Dann geben wir beispielhaft den Betreff des Termins aus:<\/p>\n Gerade beim Experimentieren mit den Eigenschaften von Kalenderelementen kann es hilfreich sein, den aktuell markierten Eintrag im Kalender zu referenzieren.<\/p>\n Das erledigen wir mit der folgenden Funktion, die ein Objekt des Typs Outlook.AppointmentItem <\/b>zurückliefern soll. Sie referenziert erst die Outlook-Anwendung und dann den aktiven Explorer (sprich: das Hauptfenster).<\/p>\n Schließlich prüft sie, ob der Wert der Eigenschaft Count <\/b>der Auflistung Selection <\/b>ungleich 0 <\/b>ist. In diesem Fall referenziert sie das erste markierte Element mit der Variablen objAppointmentItem<\/b>, das sie dann auch als Funktionswert zurückliefert:<\/p>\n Bevor wir nun genauer auf die verschiedenen Aktionen eingehen, die wir mit Terminen erledigen können, sehen wir uns einige wichtige Eigenschaften von Terminen an. In Bild 2 haben wir markiert, wo wir einige der Eigenschaften in einem Outlook-Termin in der Benutzeroberfläche finden.<\/p>\n Bild 2: Ein Termin im Inspektor.<\/span><\/b><\/p>\n Und hier sind die Eigenschaften:<\/p>\n Bild 3: Status eines Termins<\/span><\/b><\/p>\n Wenn wir schon mit der Funktion GetSelectedAppointmentItem <\/b>den aktuellen Termin ermitteln können, wollen wir auch direkt einmal alle soeben vorgestellten Eigenschaften ausgeben. Dies erledigen wir mit der Prozedur ShowAppointmentItemProperties<\/b> aus Listing 2.<\/p>\n Listing 2: Ausgeben der Eigenschaften eines Termins<\/span><\/b><\/p>\n Hier referenzieren wir den aktuellen Termin und geben dann per Debug.Print <\/b>alle besprochenen Eigenschaften mit Namen und Wert im Direktbereich aus. Die Eigenschaft RTFBody<\/b> haben wir auskommentiert, da diese nur Binärcode liefert, der ohnehin nicht lesbar ist.<\/p>\n Wenn wir Erinnerungen per VBA einstellen wollen, reicht es nicht wie in der Benutzeroberfläche aus, die Anzahl der Minuten einzustellen, die zwischen der Erinnerung und dem Termin liegen sollen.<\/p>\n Genau genommen reicht es aus, die Eigenschaft ReminderSet <\/b>auf True <\/b>einzustellen. Allerdings wird dann der Standardwert für die Eigenschaft ReminderMinutesBeforeStart <\/b>übernommen, die bei uns auf 15 Minuten eingestellt ist. Entweder man legt den Standardwert über die Benutzeroberfläche auf einen anderen Wert fest (in den Outlook-Optionen im Bereich Kalender|Kalenderoptionen<\/b>) oder man setzt explizit die Eigenschaft ReminderMinutesBeforeStart <\/b>auf den gewünschten Wert ein.<\/p>\n Für Termine finden wir die folgenden wichtigen Methoden:<\/p>\n Das AppointmentItem<\/b>-Element bietet auch einige Ereignisse an, die wir implementieren können. Allerdings sind diese im Kontext dieses Artikels nicht relevant, sondern eher, wenn man auf Aktionen des Benutzers über die Benutzeroberfläche reagieren möchte – beispielsweise, wenn er den Termin schließt, eine Anlage hinzufügt et cetera.<\/p>\n Einen neuen Termin legen wir unter VBA mit der Methode CreateItem <\/b>des Outlook.Application<\/b>-Objekts an. Dabei übergeben wir mit olAppointmentItem <\/b>den Typ des zu erstellenden Objekts – wir können mit dieser Methode nämlich auch E-Mails, Kontakte et cetera erstellen. Das Ergebnis referenzieren wir mit der Variablen objAppointmentItem<\/b>, damit wir noch seine Eigenschaften einstellen und den Termin speichern können.<\/p>\n Mit der ersten Beispielprozedur erstellen wie einen Termin mit den Standardeinstellungen – das heißt, wir nehmen keine Anpassungen von Eigenschaften vor uns speichern den Termin direkt mit der Save<\/b>-Methode des AppointmentItem<\/b>-Elements:<\/p>\n Normalerweise werden wir allerdings noch weitere Eigenschaften einstellen wollen. Daher haben wir noch zwei weitere Beispiele vorgesehen. Im ersten legen wir einen Ganztages-Termin an. die dazu vorgesehene Funktion CreateAllDayAppointmentItem <\/b>nimmt das Datum des Termins sowie den Betreff als Parameter entgegen.<\/p>\n Sie legt mit CreateItem <\/b>einen neuen Eintrag an und stellt die drei Eigenschaften AllDayEvent<\/b>, Start <\/b>und Subject <\/b>ein, bevor es den neuen Termin mit der Save<\/b>-Methode speichert:<\/p>\n\n
Wo programmieren wir Outlook?<\/h2>\n
Referenzieren von Kalendern<\/h2>\n
Public Sub <\/span>ReferenceCalendar()\r\n Dim <\/span>objOutlook As <\/span>Outlook.Application\r\n Dim <\/span>objMAPI As <\/span>Outlook.NameSpace\r\n Dim <\/span>objCalendar As <\/span>Outlook.Folder\r\n Set<\/span> objOutlook = New<\/span> Outlook.Application\r\n Set<\/span> objMAPI = objOutlook.GetNamespace(\"MAPI\")\r\n Set<\/span> objCalendar = objMAPI.GetDefaultFolder(olFolderCalendar)\r\n Debug.Print<\/span> \"Calender name: \" & objCalendar.Name\r\n Debug.Print<\/span> \"Appointments: \" & objCalendar.Items.count\r\nEnd Sub<\/span><\/pre>\nFunktion zum Holen des Standardkalenders<\/h2>\n
Public Function <\/span>GetDefaultCalendar() As <\/span>Folder\r\n Dim <\/span>objOutlook As <\/span>Outlook.Application\r\n Dim <\/span>objMAPI As <\/span>Outlook.NameSpace\r\n Dim <\/span>objCalendar As <\/span>Outlook.Folder\r\n Set<\/span> objOutlook = New<\/span> Outlook.Application\r\n Set<\/span> objMAPI = objOutlook.GetNamespace(\"MAPI\")\r\n Set<\/span> objCalendar = _\r\n objMAPI.GetDefaultFolder(olFolderCalendar)\r\n Set<\/span> GetDefaultCalendar = objCalendar\r\nEnd Function<\/span><\/pre>\nDurchlaufen und Referenzieren von Terminen<\/h2>\n
Public Sub <\/span>ListAppointments()\r\n Dim <\/span>objCalendar As <\/span>Outlook.Folder\r\n Dim <\/span>objAppointmentItem As <\/span>Outlook.AppointmentItem\r\n Dim <\/span>objItem As Object<\/span>\r\n Set<\/span> objCalendar = GetDefaultCalendar\r\n For Each objItem In objCalendar.Items\r\n Select Case TypeName(objItem)\r\n Case <\/span>\"AppointmentItem\"\r\n Set<\/span> objAppointmentItem = objItem\r\n With<\/span> objAppointmentItem\r\n Debug.Print<\/span> .Subject\r\n End With<\/span>\r\n End Select<\/span>\r\n Next<\/span> objItem\r\nEnd Sub<\/span><\/pre>\nAktuell markierten Termin referenzieren<\/h2>\n
Public Function <\/span>GetSelectedAppointmentItem() _\r\n As <\/span>Outlook.AppointmentItem\r\n Dim <\/span>objOutlook As <\/span>Outlook.Application\r\n Dim <\/span>objExplorer As <\/span>Outlook.Explorer\r\n Dim <\/span>objAppointmentItem As <\/span>AppointmentItem\r\n Set<\/span> objOutlook = New<\/span> Outlook.Application\r\n Set<\/span> objExplorer = objOutlook.ActiveExplorer\r\n If <\/span>Not<\/span> objExplorer.Selection.count = 0 Then<\/span>\r\n Set<\/span> objAppointmentItem = _\r\n objExplorer.Selection.Item(1)\r\n End If<\/span>\r\n Set<\/span> GetSelectedAppointmentItem = objAppointmentItem\r\nEnd Function<\/span><\/pre>\nWichtige Eigenschaften von Terminen<\/h2>\n
![\"Ein](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2024_01\/pic_415_003.png\")
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![\"Status](\"..\/fileadmin\/_temp_\/2024_01\/pic_415_004.png\")
<\/p>\nEigenschaften für den aktuellen Termin ausgeben<\/h2>\n
Public Sub <\/span>ShowAppointmentItemProperties()\r\n Dim <\/span>objAppointmentItem As <\/span>AppointmentItem\r\n Set<\/span> objAppointmentItem = GetSelectedAppointmentItem\r\n With<\/span> objAppointmentItem\r\n Debug.Print<\/span> \"AllDayEvent: \" & .AllDayEvent\r\n Debug.Print<\/span> \"BillingInformation: \" & .BillingInformation\r\n Debug.Print<\/span> \"Body: \" & .Body\r\n Debug.Print<\/span> \"BodyFormat: \" & .BodyFormat\r\n Debug.Print<\/span> \"BusyStatus: \" & .BusyStatus\r\n Debug.Print<\/span> \"Categories: \" & .Categories\r\n Debug.Print<\/span> \"Duration: \" & .Duration\r\n Debug.Print<\/span> \"End: \" & .End\r\n Debug.Print<\/span> \"EndTimeZone: \" & .EndTimeZone\r\n Debug.Print<\/span> \"EndInEndTimeZone: \" & .EndInEndTimeZone\r\n Debug.Print<\/span> \"EntryID: \" & .EntryID\r\n Debug.Print<\/span> \"IsRecurring: \" & .IsRecurring\r\n Debug.Print<\/span> \"Location: \" & .Location\r\n Debug.Print<\/span> \"Importance: \" & .Importance\r\n Debug.Print<\/span> \"ReminderMinutesBeforeStart: \" & .ReminderMinutesBeforeStart\r\n Debug.Print<\/span> \"ReminderOverrideDefault: \" & .ReminderOverrideDefault\r\n Debug.Print<\/span> \"ReminderPlaySound: \" & .ReminderPlaySound\r\n Debug.Print<\/span> \"ReminderSet: \" & .ReminderSet<\/span>\r\n Debug.Print<\/span> \"ReminderSoundFile: \" & .ReminderSoundFile\r\n ''Debug.Print<\/span> \"RTFBody: \" & .RTFBody\r\n Debug.Print<\/span> \"Sensitivity: \" & .Sensitivity\r\n Debug.Print<\/span> \"Start: \" & .Start\r\n Debug.Print<\/span> \"StartTimeZone: \" & .StartTimeZone\r\n Debug.Print<\/span> \"StartInStartTimeZone: \" & .StartInStartTimeZone\r\n Debug.Print<\/span> \"Subject: \" & .Subject\r\n Debug.Print<\/span> \"GetOrganizer: \" & .GetOrganizer\r\n End With<\/span>\r\nEnd Sub<\/span><\/pre>\nDetails zu Erinnerungen<\/h2>\n
Methoden von Terminen<\/h2>\n
\n
Ereignisse von Terminen <\/h2>\n
Anlegen neuer Termine<\/h2>\n
Public Sub <\/span>CreateSimpleAppointmentItem()\r\n Dim <\/span>objOutlook As <\/span>Outlook.Application\r\n Dim <\/span>objAppointmentItem As <\/span>AppointmentItem\r\n Set<\/span> objOutlook = New<\/span> Outlook.Application\r\n Set<\/span> objAppointmentItem = _\r\n objOutlook.CreateItem(olAppointmentItem)\r\n objAppointmentItem.Save\r\nEnd Sub<\/span><\/pre>\nPublic Sub <\/span>CreateAllDayAppointmentItem(datStart As Date<\/span>, _\r\n strSubject As String<\/span>)\r\n Dim <\/span>objOutlook As <\/span>Outlook.Application\r\n Dim <\/span>objAppointmentItem As <\/span>AppointmentItem\r\n