{"id":55000430,"date":"2024-06-01T00:00:00","date_gmt":"2024-08-07T09:54:39","guid":{"rendered":"http:\/\/access-im-unternehmen.aix-dev.de\/aiu\/?p=430"},"modified":"-0001-11-30T00:00:00","modified_gmt":"-0001-11-30T00:00:00","slug":"Aufgaben_mit_Microsoft_To_Do_verwalten","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/vbentwickler.de\/Aufgaben_mit_Microsoft_To_Do_verwalten\/","title":{"rendered":"Aufgaben mit Microsoft To Do verwalten"},"content":{"rendered":"<p><b>Auf der Suche nach einer einfachen Verwaltung f&uuml;r Aufgaben, sowohl privat als auch gesch&auml;ftlich, bin ich wieder einmal &uuml;ber Microsoft To Do gestolpert. Was ich suchte, war eine App, in der ich Aufgaben einfach in Projekte strukturieren konnte und die mir die M&ouml;glichkeit gibt, diese mit einem Erledigungsdatum zu versehen. Au&szlig;erdem wollte ich eine &Uuml;bersicht &uuml;ber die heute zu erledigenden Aufgaben haben. Schlie&szlig;lich gibt es noch zwei weitere Anforderungen: Erstens sollte die App nicht nur auf dem Windows Desktop nutzbar sein, sondern auch von mobilen Ger&auml;ten aus. Zweitens habe ich mir gew&uuml;nscht, dass ich die Listen auch per VBA aus Excel-Tabellen oder auch einer Datenbank heraus bef&uuml;llen kann. In einer Artikelreihe schauen wir uns an, wie all das funktioniert. In diesem Artikel betrachten wir erst einmal die M&ouml;glichkeiten von Microsoft To Do in der Windows App.<\/b><\/p>\n<p>Microsoft To Do ist vor einigen Jahren entstanden, als Microsoft die beliebte App Wunderlist aufgekauft hat. Microsoft To Do steht dieser in nichts nach und bietet die folgenden Funktionen, die wir uns in den folgenden Abschnitten ansehen:<\/p>\n<ul>\n<li>Anlegen von Gruppen<\/li>\n<li>Anlegen von Listen, die den Gruppen untergeordnet werden<\/li>\n<li>Anlegen von Aufgaben, die jeweils einer Liste untergeordnet werden<\/li>\n<li>Festlegen von Schritten f&uuml;r jede Aufgabe<\/li>\n<\/ul>\n<p>Kernst&uuml;ck f&uuml;r meine geplante Nutzung ist die Seite Mein Tag (siehe Bild 1). Hier erscheinen sowohl die Aufgaben, deren F&auml;lligkeitsdatum den aktuellen Tag hat als auch die Aufgaben, die ich direkt hier hinzugef&uuml;gt habe (ohne Bezug zu einer anderen Liste) oder die ich aus einer anderen Liste hier hineingezogen habe, weil ich diese heute erledigen m&ouml;chte.<\/p>\n<p class=\"image\"><img decoding=\"async\" src=\"..\/fileadmin\/_temp_\/2024_03\/pic_430_001.png\" alt=\"Der Bereich Mein Tag in Microsoft To Do\" width=\"700\" height=\"367,6072\"\/><\/p>\n<p><b><span style=\"color:darkgrey;\">Bild 1: Der Bereich Mein Tag in Microsoft To Do<\/span><\/b><\/p>\n<h2>Aufgaben bearbeiten<\/h2>\n<p>F&uuml;r Aufgaben finden wir nach dem Anklicken die folgenden Optionen (siehe Bild 2):<\/p>\n<p class=\"image\"><img decoding=\"async\" src=\"..\/fileadmin\/_temp_\/2024_03\/pic_430_002.png\" alt=\"Funktionen f&uuml;r Aufgaben\" width=\"624,6265\" height=\"531,5205\" \/><\/p>\n<p><b><span style=\"color:darkgrey;\">Bild 2: Funktionen f&uuml;r Aufgaben<\/span><\/b><\/p>\n<ul>\n<li>Hinzuf&uuml;gen von Schritten<\/li>\n<li>Festlegen von Erinnerungen<\/li>\n<li>Festlegen von F&auml;lligkeitsdaten<\/li>\n<li>Anlegen von Wiederholungen f&uuml;r eine Aufgabe<\/li>\n<li>Zuweisen einer Aufgabe an Personen<\/li>\n<li>Hinzuf&uuml;gen von Dateien zu einer Aufgabe<\/li>\n<li>Eintragen von Notizen zu einer Aufgabe<\/li>\n<\/ul>\n<p>Weitere Funktionen finden wir, wenn wir mit der rechten Maustaste auf eine Aufgabe klicken (siehe Bild 3).<\/p>\n<p class=\"image\"><img decoding=\"async\" src=\"..\/fileadmin\/_temp_\/2024_03\/pic_430_003.png\" alt=\"Weitere per Kontextmen&uuml; verf&uuml;gbare Funktionen\" width=\"424,6267\" height=\"497,7471\" \/><\/p>\n<p><b><span style=\"color:darkgrey;\">Bild 3: Weitere per Kontextmen&uuml; verf&uuml;gbare Funktionen<\/span><\/b><\/p>\n<ul>\n<li>Hinzuf&uuml;gen zur Liste <b>Mein Tag <\/b>oder Entfernen aus dieser Liste, wenn die Aufgabe schon dort enthalten ist<\/li>\n<li>Aufgabe als wichtig markieren (gelingt auch durch Anklicken des Sterns rechts in der Aufgabe)<\/li>\n<li>Aufgabe als erledigt markieren (gelingt auch durch Setzen eines Hakens an die Aufgabe)<\/li>\n<li>F&auml;lligkeitsdatum auf heute oder morgen einstellen oder ein anderes Datum ausw&auml;hlen<\/li>\n<li>Aufgabe in eine andere Liste verschieben<\/li>\n<li>Aufgabe l&ouml;schen<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Strukturieren von Aufgaben<\/h2>\n<p>Schauen wir in den Navigationsbereich von Microsoft To Do, finden wir verschiedene Ebenen f&uuml;r unsere Aufgaben (siehe Bild 4).<\/p>\n<p class=\"image\"><img decoding=\"async\" src=\"..\/fileadmin\/_temp_\/2024_03\/pic_430_004.png\" alt=\"Verschiedene Hierarchie-Ebenen\" width=\"524,6265\" height=\"803,4495\"\/><\/p>\n<p><b><span style=\"color:darkgrey;\">Bild 4: Verschiedene Hierarchie-Ebenen<\/span><\/b><\/p>\n<p>Ganz oben sehen wir einige sogenannte intelligente Listen:<\/p>\n<ul>\n<li><b>Mein Tag<\/b>: Aufgaben, die am aktuellen Datum f&auml;llig sind oder dieser Liste manuell hinzugef&uuml;gt wurden<\/li>\n<li><b>Wichtig<\/b>: Zeigt alle als wichtig markierten Eintr&auml;ge an.<\/li>\n<li><b>Geplant<\/b>: Aufgaben, die ein F&auml;lligkeitsdatum haben<\/li>\n<li><b>Alle<\/b>: Alle Aufgaben, gruppiert nach Liste<\/li>\n<li><b>Abgeschlossen<\/b>: Alle abgeschlossenen Aufgaben, ebenfalls gruppiert nach Liste<\/li>\n<li><b>Mir zugewiesen<\/b>: Alle mir zugewiesenen Aufgaben<\/li>\n<\/ul>\n<p>Darunter finden wir die benutzerdefinierten Listen. Der erste Eintrag <b>Liste ohne Gruppe<\/b> ist eine Liste, die keiner Gruppe zugeordnet wurde. Eine solche Liste f&uuml;gen wir hinzu, indem wir unten auf den Befehl <b>Neue Liste <\/b>klicken.<\/p>\n<p>Diese Listen k&ouml;nnen wir in Gruppen zusammenfassen.  Eine solche Gruppe f&uuml;gen wir mit einem Klick auf das Icon unten rechts hinzu.<\/p>\n<p>Listen k&ouml;nnen wir dann einfach in eine Gruppe verschieben. Gruppen dienen lediglich der Gruppierung von Listen.<\/p>\n<p>Wir k&ouml;nnen damit zum Beispiel einfach alle Listen einer Gruppe ausblenden, indem wir auf den nach oben zeigenden Pfeil der Gruppe klicken.<\/p>\n<p>Wir haben die Gruppen hier beispielsweise dazu genutzt, die Listen auf Projekte (also gesch&auml;ftliche Listen) und Privat (also private Listen wie Einkaufslisten) aufzuteilen.<\/p>\n<h2>Listen verwenden<\/h2>\n<p>Eine neue Liste k&ouml;nnen wir auf verschiedene Arten anlegen:<\/p>\n<ul>\n<li>Mit einem Klick auf den Eintrag <b>Neue Liste <\/b>unten im Navigationsbereich.<\/li>\n<li>Mit einem Rechtklick auf eine Gruppe und Auswahl des Kontextmen&uuml;-Eintrags <b>Neue Liste<\/b>.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Wenn wir mit der rechten Maustaste auf eine Liste klicken, finden wir das Kontextmen&uuml; aus Bild 5 vor. Damit k&ouml;nnen wir:<\/p>\n<p class=\"image\"><img decoding=\"async\" src=\"..\/fileadmin\/_temp_\/2024_03\/pic_430_005.png\" alt=\"Kontextmen&uuml; einer Liste\" width=\"424,6267\" height=\"612,2775\"\/><\/p>\n<p><b><span style=\"color:darkgrey;\">Bild 5: Kontextmen&uuml; einer Liste<\/span><\/b><\/p>\n<ul>\n<li>die Liste umbenennen<\/li>\n<li>die Liste mit anderen Personen teilen<\/li>\n<li>die Liste in eine Gruppe verschieben<\/li>\n<li>die Liste aus der aktuellen Gruppe entfernen<\/li>\n<li>die Liste ausdrucken<\/li>\n<li>die Liste als E-Mail versenden (siehe Bild 6)<\/li>\n<p class=\"image\"><img decoding=\"async\" src=\"..\/fileadmin\/_temp_\/2024_03\/pic_430_006.png\" alt=\"Liste als E-Mail versenden\" width=\"424,6267\" height=\"636,4755\" \/><\/p>\n<p><b><span style=\"color:darkgrey;\">Bild 6: Liste als E-Mail versenden<\/span><\/b><\/p>\n<li>die Liste an das Startmen&uuml; anheften (haben wir versucht, aber es ist uns nicht gelungen)<\/li>\n<li>die Liste duplizieren <\/li>\n<li>die Liste l&ouml;schen<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Listen mit anderen Personen teilen<\/h2>\n<p>Eine sehr interessante Funktion ist das Teilen von Listen mit anderen Personen. W&auml;hlen wir den entsprechenden Befehl aus, erhalten wir den Dialog aus Bild 7.<\/p>\n<p class=\"image\"><img decoding=\"async\" src=\"..\/fileadmin\/_temp_\/2024_03\/pic_430_007.png\" alt=\"Teilen einer Liste\" width=\"349,6267\" height=\"489,4774\"\/><\/p>\n<p><b><span style=\"color:darkgrey;\">Bild 7: Teilen einer Liste<\/span><\/b><\/p>\n<p>Das Teilen mit anderen Personen setzt voraus, dass diese Person ein Microsoft-Konto besitzt. Dann k&ouml;nnen wir ihr einfach einen Link zu dieser Gruppe schicken.<\/p>\n<p>Jeder, der diesen Link erh&auml;lt, kann dieser Liste beitreten und dort Aufgaben hinzuf&uuml;gen, bearbeiten, l&ouml;schen et cetera.<\/p>\n<p>Dies hat sich vor allem bei Einkaufslisten als hilfreich erwiesen. Wenn man zu zweit in einem gro&szlig;en Supermarkt einkaufen geht, kann man die Liste abarbeiten und der andere sieht gleich, was bereits erledigt wurde.<\/p>\n<p>Aber auch f&uuml;r Projekte ist dies hilfreich.<\/p>\n<p>Um den Zugriff einzuschr&auml;nken, kann man lediglich zu dem Zeitpunkt, zu dem alle gew&uuml;nschten Personen der Liste beigetreten sind, die Option <b>Zugriff auf aktuelle Mitglieder beschr&auml;nken <\/b>aktivieren (siehe Bild 8).<\/p>\n<p class=\"image\"><img decoding=\"async\" src=\"..\/fileadmin\/_temp_\/2024_03\/pic_430_008.png\" alt=\"Einschr&auml;nken des Teilens einer Liste\" width=\"349,6267\" height=\"410,5168\" \/><\/p>\n<p><b><span style=\"color:darkgrey;\">Bild 8: Einschr&auml;nken des Teilens einer Liste<\/span><\/b><\/p>\n<p>Hier k&ouml;nnen wir auch das Teilen dieser Liste mit anderen Personen beenden.<\/p>\n<p>Wenn eine Person den Link zum Teilen der Liste bet&auml;tigt hat, wird diese der Liste hinzugef&uuml;gt. Sie ist dann neben dem Besitzer der Liste im Dialog Liste teilen aufgef&uuml;hrt (siehe Bild 9).<\/p>\n<p class=\"image\"><img decoding=\"async\" src=\"..\/fileadmin\/_temp_\/2024_03\/pic_430_009.png\" alt=\"Liste der Listenmitglieder\" width=\"324,6267\" height=\"380,251\" \/><\/p>\n<p><b><span style=\"color:darkgrey;\">Bild 9: Liste der Listenmitglieder<\/span><\/b><\/p>\n<h2>Listen mit Icons versehen<\/h2>\n<p>Wer auf optische Spielereien steht, sei auf die wenigen verf&uuml;gbaren Icons hingewiesen, die wir den einzelnen Listen statt des Listen-Icons voranstellen k&ouml;nnen.<\/p>\n<p>Dazu aktivieren wir die Liste, der wir ein Icon hinzuf&uuml;gen wollen, und klicken dann auf den Listentitel. Es erscheint nun ein Icon links neben dem Listennamen, das wir ebenfalls anklicken. Daraufhin sehen wir ein Auswahlmen&uuml; mit einigen Icons, von denen wir eines ausw&auml;hlen k&ouml;nnen. Dieses erscheint dann nicht nur beim Anzeigen der Liste selbst, sondern auch vor der jeweiligen Liste im Navigationsbereich (siehe Bild 10).<\/p>\n<p class=\"image\"><img decoding=\"async\" src=\"..\/fileadmin\/_temp_\/2024_03\/pic_430_010.png\" alt=\"Liste mit Icon versehen\" width=\"524,6265\" height=\"621,8705\"\/><\/p>\n<p><b><span style=\"color:darkgrey;\">Bild 10: Liste mit Icon versehen<\/span><\/b><\/p>\n<h2>Zusammenfassung und Ausblick<\/h2>\n<p>Dieser Artikel zeigt die verschiedenen M&ouml;glichkeiten von Microsoft To Do. Das ist jedoch nur der Anfang. Wir m&ouml;chten diese Anwendung per VBA mit Daten f&uuml;llen. Das h&auml;tte einfach sein k&ouml;nnen, denn es gibt eine Rest API f&uuml;r Microsoft To Do.<\/p>\n<p>Allerdings hat sich der Authentifizierungsprozess als so kompliziert herausgestellt, dass wir uns entschieden haben, einmal einen anderen Weg zu gehen und dabei direkt noch eine andere Microsoft-Technologie vorzustellen: n&auml;mlich Power Automate.<\/p>\n<p>Das ist ein Automationstool &auml;hnlich wie Zapier oder Make &#8211; aber eben f&uuml;r die Microsoft-Welt.<\/p>\n<p>Die Vorgehensweise ist: Wir nutzen eine Power Automate-Automation, um beim Aufruf einer bestimmten URL eine Aufgabe zu erstellen. Die Webseite rufen wir wiederum per VBA auf und &uuml;bergeben dieser dabei ein JSON-Dokument, das alle Informationen zu der zu erstellenden Aufgabe enth&auml;lt.<\/p>\n<p>Wir k&ouml;nnen so zwar nicht direkt auf die enthaltenen Aufgaben zugreifen, wie es sonst &uuml;ber die Rest API m&ouml;glich w&auml;re, aber wir wollen erst einmal nur Aufgaben anlegen.<\/p>\n<p>Wie das gelingt, zeigen wir in den folgenden Artikeln:<\/p>\n<ul>\n<li><b>To Do-Aufgabe mit Power Automate und VBA anlegen <\/b>(<b>www.vbentwickler.de\/431<\/b>)<\/li>\n<li><b>To Do mit VBA und Power Automate steuern <\/b>(<b>www.vbentwickler.de\/432<\/b>)<\/li>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Auf der Suche nach einer einfachen Verwaltung f&uuml;r Aufgaben, sowohl privat als auch gesch&auml;ftlich, bin ich wieder einmal &uuml;ber Microsoft To Do gestolpert. 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