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Zapier ist neben Make.com oder Microsoft Power Automate ein weit verbreitetes Tool, mit dem wir Automationen definieren können. Mit diesen können wir sowohl verschiedenen SaaS-Produkte untereinander so verbinden, dass diese Daten austauschen und automatische Prozesse angestoßen werden. Wir können uns aber auch von unserer Anwendung aus in diese Prozesse einklicken, indem wir diese per VBA anstoßen. In diesem Artikel schauen wir uns jedoch erst einmal an, was Zapier ist, wie wir ein Konto bei Zapier anlegen und wir erste, einfache Automationen einrichten.
Zapier ist wie die Produkte, die wir damit automatisieren können, eine SaaS-Lösung – also Software as a Service. Diese zeichnen sich dadurch aus, dass sie in der Cloud betrieben werden. Dadurch entstehen viele Vorteile. Wir können über das Internet auf diese zugreifen, wodurch wie die Installation auf unserem Rechner sparen. Damit geht einher, dass wir von überall auf diese Dienste zugreifen können. Die SaaS-Produkte werden automatisch aktualisiert, sind skalierbar und wir zahlen die Nutzung entsprechend der geplanten Nutzung.
Die grundlegende Erläuterung von Automationstools wie Zapier oder Make.com haben wir bereits im Artikel Automation mit Zapier, Make und Co. (www.vbentwickler.de/448) erläutert.
Nun schauen wir uns am Beispiel von Zapier an, wie die ersten Schritte damit funktionieren.
Dazu rufen wir die Webseite https://zapier.com auf und finden direkt ein Beispiel dafür vor, wie die Automationen grafisch abgebildet werden (siehe Bild 1). Hier können wir direkt mit einem Klick auf den Link Sign up beginnen.
Bild 1: Startseite von Zapier
Vorab eine Information: In einem gewissen Rahmenkönnen wir Zapier sogar kostenlos nutzen. Dabei sind wir allerdings eingeschränkt auf Automationen, die maximal aus zwei Schritten bestehen. Außerdem können wir nur 100 Aufrufe im Monat nutzen. Wir können jedoch bereits so viele verschiedene Automationen programmieren, wie wir möchten.
Zum Ausprobieren reicht das aus, und wenn sich die Nutzung in Grenzen hält, muss man gar nicht zu einem bezahlten Plan wechseln. 100 Aufrufe sind jedoch schnell erreicht, und neben der Beschränkung auf nur zwei Schritte pro Automation können wir bestimmte Trigger und Aktionen auch nur mit einem der höheren Pläne nutzen.
Warum soll ich dafür Geld ausgeben?
Ob man für solche Automationen Geld ausgeben sollte, ist eine berechtigte Frage. Diese kann man sich nur selbst beantworten. Zu prüfen ist aus unserer Sicht dabei: Welche Schritte, die ich bisher manuell ausgeführt habe, bräuchte ich nicht mehr zu erledigen, wenn ich diese durch entsprechende Automationen ersetzen würde? Wieviel Zeit würde es mich sparen? Wieviel Zeit würde ich außerdem sparen, weil die Automationen, einmal korrekt aufgesetzt, immer perfekt arbeiten – und ich keine Schritte mehr korrigieren müsste, weil ich sie manuell nicht korrekt ausgeführt habe?
Hier kommt es auch darauf an, wie viele und welche anderen SaaS-Tools man bereits nutzt oder gegebenenfalls noch hinzunehmen möchte.
Aktuell kostet der Professional-Plan von Zapier im Jahresabonnement 19,51 EUR pro Monat. Wenn Du Deinen Kunden 100 EUR pro Stunde in Rechnung stellst, was gängig ist, sollten Dir die Automationen also mindestens 12 Minuten Zeit im Monat ersparen. Wir können aus Erfahrung sagen, dass diese Ersparnis schnell erreicht ist. Allein das automatische Anlegen eines Kunden, der ein Produkt im Shop bestellt hat, in unserer Kundenplattform kostet immer ein paar Minuten. Diesen Vorgang haben wir komplett automatisiert und bereits damit haben wir die knapp 20 EUR im Monat eingespart.
Der Professional-Plan bietet gegenüber dem kostenlosen Plan einige Vorteile:
- Wir können mehr als zwei Schritte pro Automation definieren.
- Wir können auf alle Anwendungen zugreifen, die mit Zapier zusammenarbeiten.
- Wir können Webhooks nutzen. Das ist für uns besonders wichtig, wenn wir Zapier aus unserer Access-Anwendung heraus per VBA ansteuern wollen.
- Im Preis enthalten sind bis zu 750 Aufrufe. Weitere Aufrufe können hinzugebucht werden.
- Das sogenannte Polling erfolgt in einem Zeitintervall von zwei Minuten gegenüber 15 Minuten im kostenlosen Plan. Polling ist interessant, wenn wir beispielsweise auf Änderungen in den Daten einer SQL Server-Tabelle reagieren wollen.
Wenn Du Dich erstmalig bei Zapier registrierst, kannst Du ohnehin zunächst 14 Tage lang den Professional Plan testen.
Wenn Du Dich innerhalb dieser Zeit nicht entscheidest, diesen kostenpflichtig zu buchen, fällst Du einfach in den kostenlosen Plan mit den genannten Einschränkungen zurück.
Bei Zapier registrieren
Die Registrierung ist schnell erledigt. Dazu geben wir unsere E-Mail-Adresse sowie Vor- und Nachname ein und können direkt loslegen (siehe Bild 2). Im folgenden Schritt gegen wir noch ein Kennwort ein.
Bild 2: Registrieren bei Zapier
Danach folgen ein paar Fragen, mit denen Zapier das Nutzungserlebnis für Dich optimieren möchte. Hier können wir zum Beispiel die Anwendungen auswählen, die wir vermutlich oft in unseren Automationen nutzen werden. Außerdem kannst Du Dir bereits einmal einen Überblick verschaffen, welche Anwendungen alle verwendet werden können (siehe Bild 3). Deine Selektion dient nur dazu, die Apps zu wählen, die Dir vorrangig angezeigt werden sollen.
Bild 3: Apps für Zapier auswählen
In diesem Dialog kannst du auch gezielt nach Anwendungen suchen. Falls Du zu Beginn dieses Artikels vielleicht noch gedacht hast, dass Du ja ohnehin alles über lokale Desktopanwendungen erledigst und gar keine SaaS-Produkte nutzt, wirst Du eventuell einige entdecken, die Du doch bereits verwendest.
Google Drive, Gmail, Google Calendar oder die entsprechenden Microsoft-Pendants sind nur einige populäre Beispiele. Vielleicht nutzt Du ein Tool wie Notion zur Projektverwaltung oder Jotform oder Typeform, um professionele Formulare für Kundenumfragen zu nutzen? Oder Du verwendest ein E-Mail-Marketing-Tool wie ActiveCampaign oder Brevo? Nimm Dir ein paar Minuten Zeit, um einmal die verfügbaren Apps durchzusehen.
Vielleicht fallen Dir dabei bereits Möglichkeiten auf, wie Du diese durch Automationen miteinander verbinden kannst. Und wie gesagt: Die hier getroffene Auswahl ist keine Einschränkung, sondern dient nur der präferierten Anzeige von Apps in späteren Schritten.
Erstellen einer ersten Automation
Für das Erstellen der ersten Automation gibt es verschiedene Möglichkeiten. Zunächst einmal sehen wir jedoch, dass es nicht nur Automationen gibt, die unter Zapier die Bezeichnung “Zap” tragen (siehe Bild 4).
Bild 4: Elemente bei Zapier
Wir finden noch weitere Elemente wie Table, Interface, Chatbot oder Canvas. Diese benötigen wir allerdings zunächst nicht. Am interessantesten sind hier noch die Table-Elemente: Damit können wir Daten, die während der Durchführung von Automationen anfallen, in Tabellen speichern. Auf diese können wir in der gleichen Automation oder auch in späteren Automationen zugreifen.
Ganz unten unter Popular Templates finden wir Vorlagen für oft verwendete Automationen.
Da es Millionen von Nutzern gibt, die bereits Automationen mit Zapier programmiert haben, kann Zapier oft verwendete Kombinationen bereits als Vorlage bereitstellen. Beispiele:
- Hinzufügen von neue Gmail-E-Mails mit bestimmten Eigenschaften in ein Google Spreadsheet
- Speichern von Gmail-Anhängen in Google Drive
- Erstellen neuer Trello-Aufgaben, wenn neue Ereignisse im Google Calendar eingetragen werden
- Senden einer Gmail-E-Mail, wenn eine Zeile in einem Google Sheet aktualisiert wurde
Du siehst hier schon, dass die Vorlagen anhand der von uns präferierten Apps zusammengestellt wurden.
Wir können uns hier auch noch weitere Anregungen holen, indem wir die Automationen betrachten, die in dieser Woche oft verwendet wurden oder indem wir einfach alle Vorlagen durchsuchen.
Bei Null starten
Wir wollen allerdings mit einer neuen, leeren Automation starten, denn das Anpassen von Vorlagen wird in aller Regel nicht unseren Alltag beim Programmieren von Automationen widerspiegeln. Also klicken wir hier unter Start from scratch auf Zap. Damit landen wir in der Ansicht aus Bild 5. Hier sehen wir drei verschiedene Elemente:
Bild 5: Start mit einem neuen, leeren Zap
- Ganz oben können wir dem Copilot von Zapier mitteilen, was für eine Art von Automation wir erstellen wollen. Hier kannst Du einfach einmal ausprobieren, was geschieht, wenn Du verschiedene Ideen eingibst.
- Darunter sehen wir ein Element mit der Beschriftung Trigger. Dies ist der auslösende Schritt in unserer Automation.
- Noch ein Stück weiter unten finden wir ein weiteres Element, diesmal mit der Beschriftung Action. Damit legen wir fest, welche Aktion ausgeführt werden soll, nach dem der Trigger aus dem ersten Element ausgelöst wurde.
Dem Copilot können wir beispielsweise die folgende Anweisung mitgeben:
Wenn ein Kunde ein Anmeldeformular mit Jotform ausfüllt, soll ein neuer Datensatz in der Tabelle tblInteressenten in der SQL Server-Datenbank angelegt werden.
Zur Erklärung: Jotform ist ein SaaS-Produkt, mit dem wir benutzerdefinierte Formulare erstellen können, um Umfragen zu erstellen, Kundendaten einzusammeln und mehr.
Der Copilot wird nun, soweit es ohne weitere Eingaben durch uns möglich ist, die Vorbereitungen für das Erstellen der Automation durchführen. In diesem Fall erkennt er korrekt die zu verwendenden Apps sowie das entsprechende Trigger-Ereignis und auch die passende App für die durchzuführende Aktion (siehe Bild 6).
Bild 6: Anpassen eines durch den Copilot erzeugten Zaps
Links sehen wir das Feedback des Copilots. In der Mitte hat Zapier automatisch den Trigger und die Aktion angelegt. Hier können wir uns nun einmal die verschiedenen Bestandteile dieser Elemente ansehen.
Bestandteile des Triggers
Die Bestandteile des Triggers sehen wir im rechten Bereich, der als Icon das Jotform-Icon enthält und mit New Submission bezeichnet ist.
Darunter sehen wir drei Bereiche:
- Setup: Hier legen wir fest, welche App verwendet wird, welches Trigger Event dieser App genutzt werden soll und von welchem Account der auslösenden App auf Trigger gelauscht werden soll. Dieser muss noch ausgewählt werden, bevor wir überhaupt zum nächsten Schritt wechseln und die weitere Konfiguration vornehmen können.
- Configure: Im zweiten Bereich legen wir genau fest, was geschehen soll.
- Test: Im dritten Bereich können wir den Trigger testen.
Diese Elemente schauen wir uns im Anschluss genauer an. Zunächst werfen wir noch auf die entsprechenden Informationen zur durchzuführenden Aktion.
Bestandteile der Aktion
Klicken wir auf das untere Element mit dem Titel SQL Server, sehen wir im rechten Bereich die gleichen drei Bereiche Setup, Configure und Test (siehe Bild 7).
Bild 7: Anpassen der Aktion des Zaps
Hier wurde im Bereich Setup bereits SQL Server als App ausgewählt. Außerdem wurde mit New Row auch bereits die durchzuführende Aktion definiert. Unten müssen wir nun noch den SQL Server-Account auswählen, um weiter zu den nächsten Schritten navigieren zu können.
Eine komplett leere Automation anlegen
Wir wollen allerdings diesen Vorschlag nicht weiterbearbeiten, sondern eine ganz neue Automation anlegen. Dazu gehen wir zur Seite Home und klicken oben auf Create und dann auf Zaps (siehe Bild 8).
Bild 8: Erstellen eines neuen Zaps
Hier finden wir wieder die beiden leeren Elemente Trigger und Action vor und klicken nun auf Trigger.
Dies öffnet den Bereich aus Bild 9 zur Auswahl der Anwendung, die den Trigger auslösen soll. Hier sehen wir die Anwendungen nach verschiedenen Kriterien gruppiert. Auf der linken Seite sehen wir die Anwendungen, wie wir sie zu Beginn aus den Vorschlägen ausgewählt haben und zusätzlich jene, nach denen wir zwischenzeitlich bereits gesucht haben. Auf der rechten Seite sehen wir die eingebauten Tools von Zapier.
Bild 9: Auswählen der App, die den Trigger auslöst
Hier sehen wir zum Beispiel das Webhooks-Element, mit dem wir Trigger definieren können, die durch den Aufruf einer bestimmten URL von außen angestoßen werden können – also beispielsweise von einer Access-Anwendung aus per VBA.
Die gesuchte App ist hier gegebenenfalls noch nicht sichtbar, aber wir können oben nach den über 7.000 Apps filtern. Wir wollen uns erst einmal ansehen, welche Anwendungen von Microsoft von Zapier unterstützt werden. Deshalb geben wir Microsoft als Suchbegriff ein und finden bereits einige bekannte Apps vor (siehe Bild 10).
Bild 10: Alle Microsoft-Anwendungen, die Trigger auslösen
Gleich der oberste Eintrag scheint interessant zu sein. Welche Trigger bietet wohl Microsoft Outlook an? Um gleich eventuelle Vorfreude zu dämpfen: Das hier erwähnte Microsoft Outlook meint nicht die Desktop-Version von Outlook, sondern bezieht sich auf Outlook-Konten, die in der Cloud gehostet werden.
Wir gehen aber davon aus, dass jeder, der sich mit Microsoft Access beschäftigt, in irgendeiner Form Zugriff auf ein Microsoft-Konto mit Outlook-Nutzung hat.
Also klicken wir diesen Eintrag einmal an und schauen, wohin uns das bringt.
Neuen Outlook-Trigger definieren
Nach der Auswahl kehren wir zurück zum Entwurf, wo bereits Microsoft Outlook als App für den Trigger eingetragen ist. Nun können wir unter Trigger Event eines der Ereignisse von Outlook auswählen. Wir entscheiden uns für das Event New Email, das ausgelöst wird, wenn eine neue E-Mail in unserem Outlook-Konto eingeht (siehe Bild 11).
Bild 11: Alle möglichen Trigger-Aktionen von Microsoft Outlook
Nach der Auswahl ist der nächste Schritt die Auswahl eines Accounts. Immerhin benötigt Zapier Zugriff auf unseren Outlook-Account, da es sonst nicht auf die dortigen Ereignisse reagieren kann.
Dazu klicken wir auf die Schaltfläche Sign in, was den Dialog aus Bild 12 öffnet. Hier melden wir uns an und erhalten einen länglichen Dialog, mit dem wir zustimmen müssen, dass Zapier auf unsere Daten zugreifen darf. Hier sind alle Berechtigungen aufgelistet, die Zapier benötigt – zum Beispiel Vollzugriff auf den Kalender, Lese- und Schreibzugriff auf die E-Mails, Senden von E-Mails in unserem Namen und Vollzugriff auf die Kontakte.
Bild 12: Anmelden am Outlook-Konto
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