Projekte verwalten mit Trello

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Mittlerweile gibt es einige Online-Tools, mit denen man Projekte verwalten kann. Der Vorteil solcher Tools in der heutigen Zeit ist, dass wir diese von überall nutzen können. Egal, ob Mitarbeiter vor Ort arbeiten, beim Kunden sind oder auch im Homeoffice sitzen – die Projektdaten sind immer zugriffsbereit und können jederzeit aktualisiert werden. Das könnte auch für uns als Access-, Office- oder VBA-Entwickler interessant sein. Die Zeiten sollten vorbei sein, an denen man sich als Access- oder Excel-Entwickler in seiner Ehre verletzt fühlt, wenn man Projekte nicht mit seiner Liebings-Officeanwendung verwalten kann. Da diese Tools nur bedingt onlinetauglich sind, wir aber dennoch immer den Überblick über den Stand verschiedener Projekte haben wollen, sollten wir uns für alternative Möglichkeiten öffnen. Aber nicht nur deshalb schauen wir uns in diesem Artikel das Projektmanagement-Tool Trello an, sondern auch, weil es eine für uns sehr wichtige Eigenschaft erfüllt: Es liefert eine Rest-API-Schnittstelle, über die wir die Daten des Tools auslesen und auch bearbeiten können. Wie das gelingt, betrachten wir in einem weiteren Artikel.

Die grundlegende Struktur von Trello sieht wie folgt aus:

• Ein Arbeitsbereich ist repräsentiert die höchste Ebene in Trello. Er dient dazu, einem oder mehreren Benutzern wie einer Abteilung oder einem Projektteam Informationen bereitzustellen. Dazu fassen diese Arbeitsbereiche ein oder mehrere Boards zusammen.
• Ein Board ist eine Ablage, auf der man Projekte oder Arbeitsprozesse unterbringen kann. Jedes Board enthält eine oder mehrere Listen, die mit Aufgaben gefüllt werden. Die Listen entsprechen dabei aber nicht solchen Listen wie etwa in To-Do-Listen, sondern stehen für einen Status – genau so wie es in Kanban gehandhabt wird. Man kann die einzelnen Aufgaben dann von einer Liste wie Zu erledigen zu In Bearbeitung und dann zu Erledigt verschieben.
• Karten entsprechen den Aufgaben. Jede Karte kann eine Aufgabe aufnehmen mit Informationen wie Titel, Beschreibung, Fälligkeitsdatum, zugeordnete Mitglieder, Labels, Datum, Anhänge, Kommentare et cetera bis hin zu benutzerdefinierten Feldern.
• Die bereits erwähnten Listen wie Zu erledigen, In Bearbeitung oder Erledigt sind jeweils einem Board untergeordnet und können eine oder mehrere Karten mit Aufgaben aufnehmen.
• Karten nehmen zwar bereits Aufgaben auf, wir können jeder Karte jedoch auch noch Checklisten unterordnen. Diese enthalten Unteraufgaben, die wiederum einem Mitarbeiter zugeordnet werden oder einen Fälligkeitstermin erhalten können.
• Labels sind farbige Tags, die Karten zugewiesen werden können, um sie nach Kategorie, Priorität oder Thema zu organisieren.
• Mitglieder sind Benutzer, die zu Karten zugewiesen werden und für die Ausführung dieser Aufgaben verantwortlich sind.

Schauen wir uns nun an, wie wir diese Elemente verwenden können.

Registrierung bei Trello

Wir gehen an dieser Stelle davon aus, dass wir bereits ein Kundenkonto auf https://www.trello.com angelegt haben.

Arbeitsbereich anlegen

Wir schauen uns im Folgenden einen Arbeitsbereich an, der bereits einige Boards enthält, die wir aber weitgehend ignorieren können.

Wir tun so, als hätten wir es mit einem neuen, leeren Arbeitsbereich zu tun, dem wir nun ein erstes Board hinzufügen wollen.

Dazu klicken wir links oben auf den bereits vorhandenen Trello-Arbeitsbereich und wählen rechts den Befehl Neues Board erstellen aus (siehe Bild 1).

Bild 1: Anlegen eines neuen Arbeitsbereichs

Es erscheint ein Bereich namens Neues Board erstellen, in dem wir den Titel des Boards eintragen und wo wir die Hintergrundgestaltung festlegen können. Außerdem können wir hier auch eine Vorlage wählen.

Diese Vorlagen haben je nach Anwendungszweck bereits einige vorgegebene Listen, die wiederum einige Beispielelemente enthalten. Wir starten jedoch mit einem neuen, leeren Board.

Neues Board bearbeiten

Dieses sieht anschließend wie in Bild 2 aus. Wir finden den Titel und die von uns gewählte Farbe vor und können uns ansonsten nun kreativ zeigen.

Bild 2: Ein neues leeres Board in einem Trello-Arbeitsbereich

Vorher schauen wir uns einmal die vorhandenen Elemente an. Im linken Bereich sehen wir Befehle, mit denen wir die einzelnen Elemente bearbeiten können wie Boards oder Mitglieder.

Darunter sehen wir zwei Arbeitsbereich-Ansichten:

• Tabelle: Zeigt die aktuellen Elemente in einer tabellarischen Ansicht an.
• Kalender: Zeigt die aktuellen Elemente, die mit einem Fälligkeitsdatum versehen sind, in einer Kalenderübersicht an.
• Ihre Boards: Enthält eine Boards, die für diesen Arbeitsbereich angelegt wurden.

Im rechten Teil sehen wir das aktuell markierte Board selbst. Hier finden wir ebenfalls verschiedene Icons und Einträge:

• Stern: Sorgt beim Anklicken dafür, dass das aktuelle Board ganz oben in der Liste erscheint.
• Für Arbeitsbereich sichtbar: Stellt die Sichtbarkeit des Boards ein. So kann man private Boards anlegen, die kein anderes Mitglied sehen darf, solche für Mitglieder des aktuellen Arbeitsbereichs, solche für die ganze Organisation oder sogar Boards, die frei im Internet abgerufen werden können. Diese können allerdings nur eingesehen, aber nicht bearbeitet werden.
• Board, Tabelle und der Pfeil nach unten enthalten die verschiedenen Ansichten, die wir uns gleich ansehen.
• Power-Ups: Erlaubt das Hinzufügen eines der vielen Power-Ups. Dabei handelt es sich um Erweiterungen für Trello für verschiedene Einsatzzwecke. Die bekannteste Erweiterung ist die Kalenderansicht.
• Automatisierung: Hier können wir beispielsweise Regeln definieren. Dabei legen wir jeweils einen Trigger und eine Aktion fest. Ein Trigger kann das Anlegen oder Verschieben einer Karte sein. Dies kann Aktionen auslösen wie zum Beispiel das Verwenden einer E-Mail.

Listen zu Trello hinzufügen

Bevor wir uns mit Karten und somit mit den eigentlichen Aufgaben beschäftigen können, müssen wir mindestens eine Liste anlegen. Wie bereits weiter oben erläutert, handelt es sich dabei nicht um jeweils eigene Listen für bestimmte Themen (auch das auch möglich ist), sondern eher um verschiedene Zustände für die in den Karten erfassten Aufgaben. Die einfachste Variante ist wohl, die folgenden drei Listen zu erstellen:

• Zu erledigen: Enthält alle noch offenen Aufgaben.
• In Arbeit: Enthält die aktuell bearbeitete Aufgabe oder auch alle Aufgaben, die in einem bestimmten Zeitraum, zum Beispiel am heutigen Tage, erledigt werden sollen.
• Erledigt: Enthält alle erledigten Aufgaben.

Diese Listen legen wir an, indem wir im Board auf die Schaltfläche Eine Liste hinzufügen klicken. Dies zeigt einen Bereich an, dem wir den Namen der Liste hinzufügen können (siehe Bild 3). Klicken wir nun auf Liste hinzufügen, wird die Liste angelegt.

Bild 3: Anlegen einer neuen Liste

Auf diese Weise legen wir die drei gewünschten Listen an (siehe Bild 4).

Bild 4: Die drei Listen unseres Boards

Karten hinzufügen

Nun können wir den Listen Karten hinzufügen. Logischerweise beginnen wir, alle zu erledigenden Aufgaben in die Liste Zu erledigen einzutragen.

Das Ergebnis sieht beispielsweise wie in Bild 5 aus. Die Aufgaben können wir durch Eingeben und anschließendes Betätigen der Eingabetaste schnell hintereinander hinzufügen.

Bild 5: Neu angelegte Aufgaben

Karten bearbeiten

Die Karte für eine Aufgabe enthält die eigentlich interessanten Informationen. Direkt nach dem Öffnen sieht diese wie in Bild 6 aus.

Bild 6: Details einer Aufgabe in einer Karte

Hier können wir den Kartennamen und die Beschreibung bearbeiten. Unten sehen wir unter Aktivität alle mit der Karte durchgeführten Aktionen – im Moment nur das Hinzufügen der Karte selbst.

Auf der rechten Seite sehen wir alle Möglichkeiten zum Hinzufügen verschiedener Elemente zu einer Karte:

• Mitglieder: Ordnet die Aufgabe einem Mitglied zu.
• Labels: Erlaubt das Zuweisen verschiedener Labels, die man beispielsweise wie Kategorien nutzen kann.
• Checkliste: Ein sehr mächtiges Element. Damit können wir jeder Karte, die an sich schon eine Aufgabe aufnehmen kann, noch Unteraufgaben hinzufügen, die sogar noch mit eigenem Fälligkeitstermin versehen werden können.
• Datum: Damit können wir das Fälligkeitsdatum festlegen.
• Anhang: Erlaubt das Hinzufügen von Anhängen zu einer Karte. Damit können wir beispielsweise Dateien hinzufügen oder auch auf andere, bereits existierende Karten verweisen.
• Ort: Eingabe einer Adresse, deren Position in einer Landkarte auf der Karte angezeigt wird.
• Titelbild: Erlaubt das Einfügen eines Bildes oder eines Banners, das oben in der Karte angezeigt werden soll oder in der Übersicht.
• Benutzerdefinierte Felder: Erlaubt das Definieren eigener Felder mit der Möglichkeit zum Eingeben oder Auswählen von Werten. Hier können verschiedene Datentypen verwendet werden.
• Power-Ups hinzufügen: Hiermit können wir einer Karte Power-Ups hinzufügen, also Funktionserweiterungen.
• Schaltfläche hinzufügen: Damit können wir Schaltflächen zu einer Karte hinzufügen, die verschiedene Automationen auslösen.
• Verschieben: Erlaubt das Verschieben der aktuellen Karte in ein anderes Board, eine andere Liste und/oder eine andere Position.
• Kopieren: Erlaubt das Kopieren der aktuellen Karte in ein anderes Board, eine andere Liste und/oder eine andere Position.
• Vorlage erstellen: Markiert die aktuelle Karte als Vorlage für neue Karten. Wir können dann in der Listenansicht die Schaltfläche rechts neben Eine Karte hinzufügen nutzen, um eine neue Karte auf Basis einer Vorlage zu erstellen.
• Archiv: Verschiebt die aktuelle Karte ins Archiv. Während die Karte noch geöffnet ist, können wir die nun erscheinenden Schaltflächen Wiederherstellen und Löschen für die Karte aufrufen.
• Freigeben: Hier erscheinen weitere interessante Funktionen. Wir können beispielsweise einen Link zum Aufrufen dieser Karte erstellen (nur für registrierte Nutzer), die Karte per HTML-Code in anderen Webseiten einbetten oder E-Mails an die angegebene Adresse schicken, um einen Kommentar zu der Karte hinzuzufügen.

All diese Funktionen sind sehr intuitiv zu handhaben, sodass wir Dich einladen, einfach einmal damit zu experimentieren.

Karten zwischen den Listen verschieben

Sobale wir einige Listen und Karten erstellt haben, können wir den Status der Karten durch Verschieben in andere Listen ändern.

Wenn wir zum Beispiel von unserem einfachen Aufbau mit drei Listen ausgehen, können wir Aufgabe 1 aus der Liste Zu Erledigen in die Liste In Arbeit verschieben (siehe Bild 7).

Bild 7: Verschieben einer Karte von einer Liste in die nächste

Karten mit Aufgaben als “Erledigt” markieren

Karten mit Terminen zeigen den Termin unter der Bezeichnung an. Dabei können die Datumsangaben verschiedene Farben annehmen, beispielsweise Rot für überfällige Aufgaben oder Grün für erledigte Aufgaben. Wir können auch Aufgaben, die erst ein späteres Fälligkeitsdatum haben, durch Anklicken des Datums als erledigt markieren. Dies sieht wie in Bild 8 aus.

Bild 8: Karte mit Fälligkeitsdatum als erledigt markieren

Anzeigen terminierter Karten im Kalender

Nun, wo wir einige Einträge angelegt haben, können wir auch einmal einen Blick auf die beiden Ansichten Tabelle und Kalender werfen.

Die Ansicht Tabelle zeigt alle Karten aller Boards in einer übersichtlichen Tabelle an. In dieser sehen wir den Namen der Karte, die Liste, zu der die Karte gehört, die Labels, die Mitglieder, denen die Karte zugeordnet ist sowie das Fälligkeitsdatum (siehe Bild 9).

Bild 9: Karten in der Tabellenansicht

Filtern von Karten per Tabelle

Die in der Tabelle angezeigten Karten können wir nun Filtern. Dazu stellt Trello verschiedene Filterkriterien zur Verfügung, die wir durch einen Klick auf die Schaltfläche Filter einblenden können.

Hier legen wir im oberen Bereich beispielsweise fest, aus welchen Boards die gefilterten Karten stammen dürfen.

Hier können wir beliebige Boards auswählen (siehe Bild 10).

Bild 10: Auswahl der Boards

Darunter finden wir weitere Filtermöglichkeiten:

• Filtern nach Mitgliedern, denen die Karten zugeordnet sind
• Filtern nach dem Fälligkeitsdatum, also nach Karten ohne Fälligkeitsdatum, mit überfälligem Fälligkeitsdatum, mit Fälligkeitsdatum am nächsten Tag et cetera
• Filtern nach den Listen der einzelnen Boards. So lassen sich in meinem Fall zum Beispiel alle noch zu schreibenden Seiten für verschiedene Magazine ausgeben.
• Filtern nach Labels: Damit können wir nur solche Karten einblenden, die bestimmte Label aufweisen.

Gefilterte Listen speichern

Der Clou ist, dass wir eine Tabellenansicht unter einem eigenen Namen als neue Tabellenansicht speichern können, nachdem wir die Filterkriterien definiert haben.

Auf diese Weise können wir eine einmal gefilterte Liste immer wieder abrufen und brauchen die Filterkriterien nicht immer wieder neu einzugeben.

Anzeige der Kalenderansicht

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